mars 3, 2021

Conservation de l’eau pendant le COVID-19: vue depuis les premières lignes – Bracciano – 2021 – Journal AWWA

Par admin2020

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Depuis que vous travaillez loin du bureau, comment votre personnel a-t-il réagi et s’est-il adapté au travail à domicile?

Bennett: Avant la pandémie, de nombreux employés de la conservation partageaient leur temps entre les tâches administratives au bureau et le travail sur le terrain, effectuant des visites de sites et des réunions avec les clients en personne. Bien qu’il nous ait fallu quelques mois pour passer complètement à un environnement de travail éloigné, l’équipe de conservation s’est bien adaptée. Certaines affectations ont été suspendues pendant la pandémie, provoquant un arriéré qui a créé de la frustration et du stress chez les employés, mais au fur et à mesure que nous nous sommes adaptés et que les activités limitées sur place ont repris, le personnel a éliminé l’arriéré tout en restant en sécurité.

Au début, l’accent a été mis sur le traitement des remises incitatives à la conservation pour les clients qui se sont soudainement retrouvés dans des difficultés économiques en raison de la perte d’emploi. Nous avons travaillé à distance, grâce à un échange de photographies et de documents, et toutes les activités ont été suivies dans un tableur.

Bohlig: Mon personnel embrasse la technologie et souhaite travailler à distance depuis un certain temps, donc dans l’ensemble, les choses se sont bien déroulées. Le plus grand défi a été de les amener à se mobiliser à la maison pour réussir.

Nos réunions mensuelles sur l’utilisation efficace de l’eau avec nos agences membres sont en ligne et la participation a pratiquement doublé.

Cogner: Le personnel a immédiatement organisé des consultations virtuelles sur la conservation pendant que nous réfléchissions aux procédures sur le terrain de «consultation sans contact sur l’irrigation». Nous avons rapidement rétabli la ligne de notre centre d’appels, et le personnel administratif de notre groupe s’est immédiatement adapté à la prise d’appels et au traitement des demandes des clients à domicile. D’autres membres du personnel ont travaillé avec des partenaires communautaires pour offrir une gamme de formations virtuelles par le biais de webinaires. La participation aux webinaires, le volume d’appels, les demandes et la demande de consultations sur l’irrigation ont été plus élevés que la normale. C’était un été chaud et sec en 2020 dans le sud du Texas, donc nos clients apprécient ce que nous avons à offrir – nous entendons plus de remerciements de leur part que jamais auparavant.

McDonnell: L’équipe travaille très bien. Nous discutons sur Microsoft Teams comme si nous étions au bureau. Nous avons des réunions Zoom avec nos agences de vente au détail et avons maintenant 75 à 100 participants par rapport à nos réunions en personne dans le passé, qui comptaient en moyenne 45 personnes. Nous ajoutons des signatures électroniques à nos formulaires.

Ortiz: La transition s’est déroulée sans heurts pour le personnel qui travaillait sur les différentes plates-formes cloud de notre agence et pour quelques responsables de programme qui effectuaient déjà du télétravail un jour par semaine dans le cadre de leurs horaires pré-pandémiques réguliers. Ce fut le plus difficile pour le personnel de bureau et sur le terrain dont les tâches impliquaient un contact direct et étendu avec les clients via notre ligne d’information et pour ceux qui devaient ajuster leur équipement domestique et leur capacité Internet. La plupart des employés reconnaissent maintenant les avantages du travail à distance, comme l’élimination du temps de trajet, bien que nous manquions d’interactions régulières en personne.

Qu’en est-il des changements dans les conditions de travail?

Bennett: Nous nous sommes engagés à continuer à utiliser et à développer des méthodes à distance. Nous nous sommes fixé comme objectif pour le nouvel exercice financier que 25% de toutes les activités qui nécessitaient auparavant des services sur place soient désormais accomplies par des moyens à distance; cela devrait se traduire par environ 2 500 visites de sites en moins par an. Pendant la pandémie, nous avons lancé l’utilisation de documents signés électroniquement, et nous l’étendons aux documents complexes comme les servitudes de conservation.

La nécessité de développer des méthodes à distance a accéléré le développement de techniques qui étaient auparavant à l’horizon. Lorsque les opérations normales reprendront, nous prévoyons que nos employés sur le terrain pourront effectuer leur travail sur des appareils mobiles, y compris assister à des réunions à partir de véhicules stationnés. Certaines méthodes à distance donneront à nos clients une plus grande flexibilité pour choisir la manière dont ils interagissent avec notre personnel et nos programmes.

Bohlig: Certains membres du personnel ont excellé dans le travail à distance, tandis que d’autres ont eu des difficultés à cause des distractions à la maison. De plus, certains membres du personnel sont devenus très créatifs pour travailler avec la bureaucratie typique des services publics.

Les visites de sites à distance et les programmes de formation par webinaire sont là pour durer et pour le mieux, car nous pouvons désormais mieux nous adapter aux horaires de nos clients. Cela économise également des ressources et du temps pour les employés du district.

Cogner: Nous avons été contraints de mettre en place de nouvelles procédures d’approbation des factures, qui fonctionnent très bien et n’impliquent aucun papier – c’est un grand changement! Il est également clair que de nombreuses personnes s’épanouissent en travaillant à domicile.

Nous avons été agréablement surpris par l’augmentation du nombre de personnes participant aux programmes d’éducation à la conservation. Les participants étaient même heureux de répondre à des quiz en ligne pour documenter leur apprentissage afin de pouvoir gagner des points de récompense. Non seulement il y a plus de participants, mais c’est un nouveau public.

Les inspections virtuelles ont également été une surprise. Nous avons utilisé beaucoup de temps sur le terrain pour voir les changements dans l’irrigation et le paysage. Le personnel est maintenant convaincu que les rendez-vous virtuels sont plus efficaces pour nous et nos clients.

McDonnell: Je suis étonné que nous puissions faire tout notre travail à distance, et il y a plus de discussions entre toute l’équipe maintenant qu’auparavant. Au bureau, vous interagissez avec les membres de l’équipe lors d’une réunion une fois toutes les deux semaines. Travaillant à distance, toute l’équipe se parle quotidiennement et toutes les heures.

Nous sommes allés à des inspections d’images aériennes pour les projets de paysage et à la vérification des applications des clients pour une superficie exacte. Nous avons également pris des photos pour de grands projets intérieurs que nous n’avons pas pu inspecter. Les deux ont bien fonctionné. Lorsqu’il n’y aura pas de danger, nous nous rendrons en personne sur ces sites et procéderons à une nouvelle inspection. Si les inspections à distance sont aussi précises que les inspections en personne, nous envisagerons de les rendre permanentes.

Nos cours seront en ligne à l’avenir car, par rapport aux réunions en personne, cela permet un meilleur accès pour les consommateurs. Nous avons des centaines de villes et toutes n’ont pas accueilli des cours dans le passé. Désormais, tout le monde peut y assister et bénéficier d’une flexibilité dans la planification.

Nos réunions mensuelles sur l’utilisation efficace de l’eau avec nos agences membres sont en ligne et la participation a pratiquement doublé. La réunion a été raccourcie à environ deux heures par rapport à la précédente, alors qu’elle prenait une journée entière. Quand ce sera sûr, nous retournerons aux réunions en personne, mais nous pouvons organiser quelques réunions en ligne chaque année pour interrompre les choses.

Notre marketing a changé pendant la pandémie pour se concentrer sur les gens à la maison. Nous faisons de la publicité pour nos cours en ligne au niveau régional, ce que nous ne pouvions pas faire lorsqu’ils étaient en personne localement.

Ortiz: Un avantage imprévu que j’ai observé est une communication accrue entre les employés sur la façon dont ils gèrent l’anxiété et l’incertitude, ainsi que le partage accru de détails personnels et d’observations amusantes qui ajoutent de la légèreté aux communications professionnelles.

Nous avons élargi la possibilité pour les clients de postuler et de suivre les progrès de nos programmes de conservation en ligne.

Aller à distance nous a également permis de lancer rapidement nos consultations virtuelles sur l’eau; nous les avions envisagés auparavant et la pandémie nous a aidés à envoyer des alertes constantes d’utilisation de l’eau à nos clients commerciaux. Nous prévoyons de poursuivre les consultations virtuelles après la reprise des évaluations en personne, et nous continuerons d’affiner les alertes d’utilisation de l’eau de nos clients.

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