mars 12, 2021

Les outils communs peuvent vous faire gagner du temps et de l’argent sur les taxes

Par admin2020

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RLes eceipts, comme les souvenirs, ont tendance à s’estomper avec le temps. C’est juste une raison pour numériser et suivre les informations fiscales. Les bonnes applications et habitudes peuvent économiser de l’espace, du temps, de l’argent et des tracas, mais uniquement si vous les utilisez.

«Les applications devraient rendre les choses plus faciles, pas plus compliquées», déclare Clare Levison, une comptable publique certifiée à Blacksburg, en Virginie. « La définition d’une bonne application est ce qui fonctionne pour vous, pas celle qui est la plus à la mode. »

Utilisez les outils dont vous disposez déjà

Les applications n’ont pas besoin d’être élaborées. L’appareil photo de votre téléphone, par exemple, peut capturer des reçus et d’autres documents. Levison recommande de transférer régulièrement ces images dans un dossier désigné dans votre application photo pour les rendre plus faciles à retrouver plus tard.

« Vous ne voulez pas que ces photos soient mélangées avec tous vos autres selfies et autre chose », dit Levison.

De même, vous pouvez créer des dossiers dans votre compte de messagerie pour collecter documents fiscaux. Si vous êtes un investisseur actif, par exemple, vous pouvez y placer vos confirmations de transaction (ou configurer un filtre pour que les confirmations y soient acheminées automatiquement). Si vous achetez des fournitures pour votre entreprise en ligne, un dossier peut collecter les reçus envoyés par e-mail.

Un autre outil courant qui peut être utile, en particulier pour toute personne réclamant des frais professionnels ou un kilométrage, est une application de calendrier. Ces enregistrements peuvent aider à documenter les réunions avec les clients, les voyages d’affaires et d’autres événements potentiellement déductibles.

«L’auditeur de l’IRS demande toujours une copie de mon calendrier», explique Leonard Wright, un CPA de San Diego qui a été audité quatre fois.

Les enregistrements du calendrier doivent être conservés pendant au moins sept ans, qui est le temps que l’IRS dispose généralement pour vous auditer. (Il n’y a pas de limite de temps si l’agence soupçonne une fraude fiscale, cependant, assurez-vous que votre choix de calendrier électronique vous permet de conserver suffisamment d’historique.)

Vous devez également télécharger régulièrement les relevés mensuels de vos institutions financières, explique Kelley C. Long, CPA et spécialiste des finances personnelles à Chicago.

Si l’IRS soupçonne que vous avez sous-déclaré des revenus, il peut demander des relevés bancaires et de courtage. Si vous utilisez une carte de crédit à des fins professionnelles ou à d’autres fins fiscales, ces relevés peuvent vous aider à étayer vos déductions. Bien que les institutions soient tenues de conserver vos dossiers pendant plusieurs années, vous devrez peut-être payer des frais pour accéder à des relevés plus anciens.

Assurez-vous que vous stockez pour le long terme

Idéalement, votre ordinateur et votre téléphone sont déjà sauvegardés dans le cloud afin que vous puissiez accéder à vos données si les appareils sont perdus, volés ou détruits. Si ce n’est pas le cas, vous voulez vous assurer qu’au moins vos informations fiscales sont régulièrement transférées vers un système de stockage cloud sécurisé ou un autre emplacement sûr hors site.

La clé est de garder les informations sûres et accessibles, ce qui signifie choisir l’électronique plutôt que le papier dans la mesure du possible. Le papier est volumineux, inefficace et vulnérable à toutes sortes de catastrophes, y compris les incendies et les inondations. L’encre peut s’estomper, en particulier sur les reçus nécessaires pour documenter les dépenses (la carte de crédit ou les relevés bancaires ne sont généralement pas considérés comme une documentation suffisante sans les reçus).

«Je dis généralement aux propriétaires d’entreprise:« Pas de reçu, pas de déduction »», déclare Bob Fay, CPA à Canton, Ohio, qui est également un défenseur de l’éducation financière des consommateurs pour l’American Institute of Certified Public Accountants. «C’est un court message qui les accompagne car ils ont tellement de choses dans leur assiette tous les jours.»

Mais le temps que l’IRS demande ces reçus, il ne vous reste plus que du papier fragile et illisible si vous n’avez pas capturé une version numérique, dit Levison.

De plus, les documents papier peuvent vous coûter plus cher.

«Les gens donnent encore littéralement une boîte à chaussures à leurs CPA», dit Long. «Ce que votre CPA fait alors, c’est payer un de ses stagiaires pour scanner tout cela dans ses systèmes et ils vous facturent cela.»

Envisagez des applications spécialisées pour vous faciliter la tâche

Parfois, des applications spécialisées peuvent avoir du sens. Les applications de numérisation peuvent vous aider à capturer les documents liés à la fiscalité, et certaines ont une reconnaissance optique de caractères qui vous permet de transformer les images en fichiers modifiables et interrogeables.

Si vous avez un iPhone ou un iPad et détaillez vos dépenses, ItsDeductible et iDonatedIt peuvent vous aider à suivre les dons de bienfaisance tout au long de l’année et à trouver des valeurs pour les dons non monétaires, tels que les vêtements et les articles ménagers. (Ces applications n’ont pas de versions Android.)

Les applications qui créent des notes de frais, telles qu’Expensify ou Everlance, peuvent aider les travailleurs de chantier et d’autres travailleurs indépendants à suivre les coûts liés à l’entreprise.

Wright, le CPA très audité, ne jure que par les applications qui aident à suivre le kilométrage, telles que MileIQ, TripLog ou Everlance.

«Bon nombre de ces applications sont faciles à entretenir et vous permettent de suivre et de faire la distinction entre une utilisation professionnelle ou personnelle», explique Wright. «Ils sont si simples que vous pouvez le faire pendant que vous faites la queue au supermarché.»

Mais il est essentiel de développer l’habitude d’utiliser les applications et les autres processus que vous configurez, déclare le CPA Tim Todd de Lynchburg, en Virginie. Sinon, vous ne créez pas la trace papier numérique dont vous aurez besoin pour survivre à un audit. De plus, vous pourriez vous coûter de l’argent.

«La tenue de registres en temps réel peut également vous aider à ne pas oublier ces articles au moment des impôts», déclare Todd.

Cet article a été écrit par NerdWallet et a été initialement publié par Associated Press.

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Liz Weston écrit pour NerdWallet. Courriel: lweston@nerdwallet.com. Twitter: @lizweston.

L’article Les outils communs peuvent vous faire gagner du temps, de l’argent sur les taxes a été initialement publié sur NerdWallet.

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